- Podaj nazwę konta pocztowego w polu (1). Nazwa ta będzie widoczna w programie pocztowym odbiorcy wiadomości jako pole "Od". Powinna więc być "przyjazna" - raczej typu "Przedszkole Słoneczko - Administracja" niż "Zuzia - księgowość".
- Adres serwera SMTP wpisz w pole (2). Jeśli nie wiesz, jaki on jest, skontaktuj się z Twoim dostawcą poczty elektronicznej.
- Port na którym pracuje serwer SMTP wpisz w pole (3). Jeśli nie wiesz, jaki on jest, skontaktuj się z Twoim dostawcą poczty elektronicznej.
- Swój adres e-mail wpisz w pole (4). Obecnie większość serwerów pocztowych wymaga, aby adres e-mail był zgodny z rzeczywistym kontem pocztowym użytkownika.
- Jeśli serwer wymaga do wysłania maila podania nazwy użytkownika i hasła (obecnie 99% serwerów tego wymaga), to zaznacz odpowiednią opcję, a nazwę użytkownika (login) i hasło wpisz w pola (5) i (6). Czasem adres e-mail jest jednocześnie nazwą użytkownika, ale nie jest to regułą. Jeśli nie wiesz, co wpisać jako nazwę użytkownika i hasło, skontaktuj się z Twoim dostawcą poczty elektronicznej.
Najczęstszą przyczyną problemów z wysyłką maili jest podanie błędnego hasła użytkownika. Sprawdź je dwukrotnie.
- Rodzaj połączenia z serwerem poczty wybierz w polu (7). Jeśli połączenie szyfrowane sprawia problem, spróbuj użyć połączenia nieszyfrowanego.
Wraz ze zmianą rodzaju połączenia zmienia się również port serwera SMTP. Na innym porcie serwer obsługuje połączenia szyfrowane, a na innym nieszyfrowane. O konkretne wartości zapytaj Twojego dostawcy poczty elektronicznej.
Typowymi portami są port 587 lub 25 (obecnie niezalecany, gdyż większość dostawców Internetu go blokuje) w przypadku połączeń nieszyfrowanych oraz port 465 w przypadku połączeń szyfrowanych.
- Pole (8) zawiera podpis - podpis umieszczany jest na końcu każdego wysłanego maila.
- Za pomocą przycisku (9) można przetestować, czy ustawienia konta są prawidłowe, a w konsekwencji - czy maile będą prawidłowo dostarczane do adresatów. Po naciśnięciu przycisku (9) program poprosi o podanie adresu poczty elektronicznej. Następnie na ten adres wysłana zostanie krótka wiadomość testowa za pomocą właśnie edytowanego konta poczty elektronicznej. Podaj jakiś adres e-mail, który jesteś w stanie odczytać, aby upewnić się, że poczta dotarła prawidłowo.
W miarę możliwości unikaj wysyłania wiadomości "do samego siebie", czyli z adresu a@b.pl na adres a@b.pl - niektóre serwery potraktują to jako spam, i wiadomość nie zostanie dostarczona.
- Jeśli zakończysz konfigurację konta pocztowego, zaakceptuj (10) lub anuluj (11) dokonane zmiany. Zamknięcie okna za pomocą przycisku zamykania okna w prawym górnym rogu jest równoznaczne z anulowaniem dokonanych zmian.