Na zakładce Zajęcia dodatkowe ustalamy dane ogólne zajęć - nazwę, dane dotyczące stawki i sposobu naliczania opłat/zwrotów oraz ustalamy wychowawcę prowadzącego zajęcia. Poniżej dokładne wyjaśnienie poszczególnych pól i opcji:
- Symbol zajęć (1) - nazwa "wewnętrzna" zajęć, widoczna tylko dla operatora. Nie pojawia się w żadnych raportach. Dla wygody operatora powinna być unikalna (balet 1, balet 2, angielski Pani Zosia itd)
- Nazwa zajęć (1) - nazwa "przyjazna opiekunowi", widoczna na karcie rodzica. Powinna to być nazwa "oficjalna", nawet jeśli kilka zajęć będzie miało nazwę "Taniec towarzyski".
- Stawka (2) - domyślna opłata za te zajęcia. Może być zmieniona dla konkretnego dziecka podczas przypisywania dziecku uczestnictwa w tych zajęciach. Może też być różna w różnym okresie czasu, na przykład rodzice Jasia Nowaka w styczniu za "balet" płacić będą 50 zł, a od lutego do czerwca - 55 zł
- Opłata za zajęcia dodatkowe może być naliczana miesięcznie lub "za zajęcia" (3).
Zajęcia płatne miesięcznie -
- Opiekun obciążany jest raz w miesiącu opłatą w podanej wysokości
- Zwrot za nieodbyte/opuszczone zajęcia naliczany jest w/g wzoru kwota opłaty / ilość zajęć w miesiącu * ilość zajęć za które należny jest zwrot
Przykład: Dla zajęć odbywających się co poniedziałek, płatnych 60 zł/m-c, gdy dwukrotnie w styczniu 2011 zajęcia się nie odbyły, kwota zwrotu wyniesie 2/5*60 = 24zł, ponieważ w styczniu 2011 roku było 5 poniedziałków.
Zajęcia płatne "za zajęcia" -
- Opiekun obciążany jest opłatą w wysokości ilość zajęć w miesiącu * kwota opłaty za pojedyncze zajęcia
- Zwrot za nieodbyte/opuszczone zajęcia naliczany jest w/g wzoru ilość zajęć które się nie odbyły * kwota opłaty za pojedyncze zajęcia
- Płatność wymagana na dzień (4) - tego dnia miesiąca wymagana jest płatność za zajęcia. Wymagana do obliczenia odsetek za zwłokę.
- Zajęcia są opłacane z góry (5) - jeśli opcja jest zaznaczona, to płatność jest wymagana w podanym dniu bieżącego miesiąca (na przykład 15-go stycznia za zajęcia styczniowe). Jeśli opcja jest odznaczona, to płatność jest wymagana w podanym dniu kolejnego miesiąca (na przykład 15-go lutego za zajęcia styczniowe).
- Zwrot za nieobecność dziecka (6) - jeśli opcja jest zaznaczona, to opiekun otrzymuje zwrot części opłaty za zajęcia, gdy dziecka nie było w placówce w dniu zajęć (nieobecność dziecka) lub gdy zajęcia się nie odbyły (okienko). Jeśli opcja jest odznaczona, to zwrot, niezależnie od obecności dziecka w placówce, następuje wyłącznie wtedy, gdy zajęcia się nie odbyły (okienko).
- Zajęcia odbywają się w dni świąteczne (7) - opcja określa sposób naliczania opłat i zwrotów, gdy zajęcia mają się odbyć w dzień zaznaczony w Kalendarzu dni wolnych jako święto / dzień wolny. Za dni świąteczne / zaznaczone jako wolne w kalendarzu dni wolnych nie ma zwrotu, dzień świąteczny nie jest też liczony do ilości zajęć w miesiącu, jeśli opcja Zajęcia odbywają się w dni świąteczne (7) jest odznaczona. Jeśli zaznaczysz tą opcję, to dzień świąteczny jest liczony do ilości zajęć w miesiącu, a zwrot następuje wtedy, gdy zaznaczysz dzień świąteczny jako okienko (zajęcia nieodbyte).
- Ustal prowadzącego zajęcia dodatkowe (8) wybierając go z listy wychowawców, lub za pomocą kartoteki wychowawców (9). Po wybraniu prowadzącego widoczne będą jego podstawowe dane kontaktowe - adres e-mail i telefon.
- Zaakceptuj (10) lub anuluj (11) dokonane zmiany. Zamknięcie okna za pomocą przycisku zamykania okna w prawym górnym rogu jest równoznaczne z anulowaniem dokonanych zmian.
Opcji Zajęcia odbywają się w dni świąteczne (7) nie można włączyć, jeśli cała placówka nie pracuje w święta (to, czy placówka pracuje w święta czy nie, ustalisz w konfiguracji programu (F10)).