Opłaty naliczane są opiekunom podczas przeliczania miesiąca. Również wtedy opiekunom przyznawane są zwroty za poprzedni miesiąc. Pojęcie "przeliczania miesiąca" jest umowne, ponieważ, mimo tego, że domyślnie i typowo przelicza się jeden miesiąc, to można również przeliczyć kilka miesięcy jednocześnie, na przykład od stycznia do miesiąca obecnego. Taka potrzeba występuje na przykład w przypadku wykrycia opłaty błędnie naliczanej od początku roku.

Miesiąc możesz przeliczyć na kilka sposobów. Jednym z nich jest przeliczenie miesiąca dla całej placówki. Wykonasz je wybierając z menu opcję Eksploatacja->Przelicz miesiąc.

• Wybierz zakres przeliczeń, wybierając z listy miesiąc początkowy i końcowy oraz wpisując początkowy i końcowy rok przeliczeń (1). Domyślnie program zaproponuje przeliczenie miesiąca domyślnego.
• Jeśli chcesz przeliczyć tylko finanse wybranego opiekuna, zaznacz opcję (2) oraz wybierz żądanego opiekuna z listy. Do szybszej lokalizacji opiekuna możesz użyć kartoteki opiekunów (3) lub, po rozwinięciu listy opiekunów zlokalizować właściwego, wpisując kilka pierwszych liter jego nazwiska.
• Rozpocznij przeliczanie naciskając przycisk (4) lub zrezygnuj z przeliczania naciskając przycisk (5). Przeliczanie miesiąca może chwilę potrwać, w zależności od prędkości komputera oraz liczby opiekunów wymagających przeliczenia. W trakcie trwania obliczeń program będzie wyświetlał informację o aktualnie przeliczanym opiekunie. Gdy przeliczenia zostaną zakończone, okno przeliczania miesiąca zostanie automatycznie zamknięte.

Drugim sposobem przeliczania miesiąca jest przeliczanie go podczas edycji danych opiekuna (zakładka finanse, przycisk "Przelicz miesiąc"). Ukaże się wtedy okno przeliczania miesiąca, identyczne jak na powyższym rysunku, ale z domyślnie zaznaczoną opcją (2) oraz wybranym opiekunem, który był edytowany. Dodatkowo, zmiana tych opcji będzie niemożliwa. W ten sposób możesz szybko przeliczyć miesiąc po dodaniu wpłaty danego opiekuna, bez konieczności przeliczania finansów całej placówki.

Pamiętaj! Jeśli dokonasz zmiany wpływającej na poprzednie miesiące - na przykład wysokości opłaty obowiązującej też w miesiącach poprzednich, i chcesz skorygować kwoty które opiekun powinien był zapłacić - musisz przeliczyć po kolei wszystkie miesiące w których zmieniła się wysokość opłat.

Przed wykonaniem dowolnego raportu finansowego, w tym - drukowaniu lub wysyłaniu kart rodzica - upewnij się, że miesiąc za który tworzysz raport jest przeliczony. Inaczej jedynymi kwotami na tych raportach będą kwoty przeniesienia z poprzedniego miesiąca.

Pamiętaj! Miesiące zamknięte nie są przeliczane!